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Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

[Firmenname und Rechtsform]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]
E-Mail: hallo@syn-tax.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist [bestellt / nicht bestellt — bei Bestellung: Name und Kontaktdaten].

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) und — soweit eine Einwilligung eingeholt wird — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3. Hosting

Diese Website wird gehostet bei [Hosting-Anbieter, z. B. Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA]. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Hoster technische Zugriffsdaten (siehe Server-Logfiles). Mit dem Hoster wurde ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen: [Status/Referenz des AV-Vertrags]. Soweit dabei Daten in Drittländer übertragen werden, erfolgt dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln bzw. eines Angemessenheitsbeschlusses: [Details zur Drittlandübermittlung].

4. Backend und Datenbank

Für Anwendungsdaten (Konten, Kanzlei- und Vorgangs­daten) nutzen wir [Backend-Anbieter, z. B. Convex Inc., inkl. Anschrift] als Auftragsverarbeiter. Speicherort der Daten: [Region, z. B. EU / USA]. Auch hier gilt: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO — [Status/Referenz].

5. Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf der Website werden automatisiert Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie Referrer-URL. Diese Daten dienen der Sicherstellung des Betriebs und der Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nach [Speicherdauer, z. B. 30 Tagen] gelöscht.

6. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, insbesondere zur Sitzungsverwaltung nach der Anmeldung (Authentifizierung). Diese Cookies sind für den Betrieb der Anwendung erforderlich; Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Analyse-, Marketing- oder Drittanbieter-Cookies setzen wir derzeit nicht ein. Sollte sich das ändern, holen wir vorab Ihre Einwilligung über den Cookie-Hinweis ein.

7. Registrierung und Anmeldung

Bei der Registrierung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort (als Hash) sowie ggf. den Kanzleinamen. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Nutzerkontos (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten werden gelöscht, wenn das Konto aufgelöst wird und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8. Mandanten-Portal und Kanzleidaten

Steuerkanzleien können in syn.tax Daten ihrer Mandanten verarbeiten (z. B. Belege, Fristen, Dokumente). Insoweit handelt die jeweilige Kanzlei als Verantwortliche und wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag: [AVV-Muster/Abschlussweg, z. B. Bestandteil des Nutzungsvertrags]. Portalzugänge sind strikt je Mandant getrennt; fachliche Änderungen werden in einem Audit-Log protokolliert.

9. KI-gestützte Funktionen

Für die automatische Texterkennung von Belegen (OCR) nutzen wir [KI-Anbieter, z. B. Mistral AI, Paris, Frankreich] mit Verarbeitung in der EU. Dabei werden die Inhalte der hochgeladenen Belege an den Anbieter übermittelt. KI-Vorschläge werden stets durch Menschen geprüft; eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Auftragsverarbeitungsvertrag: [Status/Referenz].

10. Kontaktaufnahme

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail werden die übermittelten Angaben zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO) und gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind.

11. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist z. B. die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem wir unseren Sitz haben: [zuständige Aufsichtsbehörde].

12. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. nach § 147 AO, § 257 HGB) entgegenstehen.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Datenverarbeitung ändert. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.